Paprastos strategijos, padedančios įveikti atidėliojimą ir padidinti produktyvumą
Žinomas prancūzų rašytojas Victor Hugo savo garsųjį romaną „Paryžiaus katedra“ parašė nuogas užsidaręs savo kambaryje, o Hermanas Melville „Mobį Diką“ pabaigė rašyti prirakintas prie rašomojo stalo. Tai ko gero vieni žymiausių ir kartu kraštutiniausių kovos su atidėliojimu pavyzdžių.
Atidėliojimas, neleidęs produktyviai dirbti praėjusiame tūkstantmetyje, šiame dar labiau suklestėjo. Technologijų amžiuje tapome bene priklausomi nuo informacijos. Ji liejasi per televizorių (viena šeima jų tuose pačiuose namuose turi keletą), elektroniniu paštu, cirkuliuoja neaprėpiamuose visažinio interneto plotuose, pasiekia žinutėmis ir įvairiomis programėlėmis išmaniuoju telefonu.
Išmaniosios visuomenės problema – multitaskingas. Penkios minutės prie vienos užduoties, dvi prie kitos. Jos kiek nuobodokos, todėl pasineri į elektroninį paštą, kuriame pranykstantis pusvalandis, dar peržvelgi naujienas portaluose, porą minučių praleidi prie kavos aparato, tuomet dar atiduoti duoklę socialiniam tinklui „Facebook“, kuriame praskrieja valanda ir tik tuomet vėl šiaip ne taip bandai grįžti prie vienos iš šios dienos užduočių. Net nepajunti, kaip vėl atsiduri elektroniniame pašte ar kuriame nors socialiniame tinkle. Galų gale darbo pabaigoje peržvelgęs (-usi) užduočių sąrašą, nerandi nei vienos, kurią būtum pabaigęs (-usi) iki galo.
Dėl visko yra kaltas A-T-I-D-Ė-L-I-O-J-I-M-A-S.
Visgi neįveikiamų priešų, nėra. Tikrai nesiūlysiu atiduoti paskutinius drabužius, kad nesinorėtų niekur išeiti, ar leistis prirakinamam (-ai) antrankiais prie darbo stalo, kaip su atidėliojimu bandė kovoti anksčiau minėti rašytojai. Yra daug paprastesnių metodikų, tarp kurių rasi ir labiausiai patinkančią ar tinkančią Tavo tikslų įgyvendinimui.
Atidėliojimą pabandyk įveikti šiais žingsniais:
• Atsikratyk „laiko vagių“ (išjunk televizorių, radiją, telefono garsą, palik ramybėje naujienų portalus, elektroninį paštą), paruošk aplinką darbui (susitvarkyk darbo stalą, ant jo palik tik tai, ko reikės, kad nepertraukiamas (-a) galėtum dirbti.
• Įsivaizduok, kad pasiekei galutinį savo užsibrėžtą tikslą. Mintyse įsivaizduok, kaip šią akimirką jautiesi.
• Nusistatyk laiko tarpą, per kurį atliksi užduotį (valanda, savaitė, mėnuo).
• Užduotį padalink į mažesnius etapus (pavyzdžiui, paruošti prekės pristatymo tekstą klientams, paruošti kontaktų duomenų bazę, išsiuntinėti pasiūlymus, perskambinti).
• Veik kasdien, disciplinuotai tam tikrą laiko tarpą. Taip atsiras įprotis.
• Nustatytu metu atlik vieną didelę užduotį, o kitas palik sekančioms dienoms.
• Stenkis nenukrypti nuo šiandien atliekamos užduoties, venk įvairių pagundų.
• Pagundą ar tingulį nukelk rytdienai. Kaip sakoma, „nuo ko susirgai, tuo ir gydykis“. Išbandyk kelias paprastas strategijas, kurios padės „išgydyti“ atidėliojimą.
• Darbus, kurie „dega“, prisiversk atlikti kuo greičiau. Pasakyk sau, kad, kuo ilgiau atidėliosi, tuo daugiau dėl jų nerimausi. Geriau padaryti dabar ir būti ramiam (-iai).
• Į pagalbą pasitelk kitus žmones. Siekiant kai kurių tikslų išvengti atidėliojimo padės žmonės, kuriems esi įsipareigojęs (-usi) kartu veikti (pavyzdžiui, sportuoti).
• Pranešk apie savo siekiamą tikslą draugams, šeimoms nariams. Nuolatiniai klausimai iš jų, kaip sekasi įgyvendinti tikslą, neleis atidėlioti veiksmų.
• Pabaigęs (-usi) užduotį, apdovanok save. Jei įvykdei nedidukę užduotį, atpildas gali būti valanda tinginystės, filmo žiūrėjimas ir pan. Už svarbios užduoties atlikimą paskatink save išėjimu pasibūti su draugais, trumpa išvyka, į kurią negalėjai išsiruošti dėl darbų gausos anksčiau, ir pan.
LAIKMATIS
Jei užduotį, kurią galima atlikti per kelias valandas, atidėlioji jau porą dienų, o prisėdęs (-usi) lauki kūrybinio įkvėpimo, nusistatyk laikmatį. Artėjant signalui atsirandantis nedidelis stresas padeda susikoncentruoti ir daug greičiau įvykdyti užduotį.
POMODORO (POMIDORO) TECHNIKA
Pomodo technikos metu taip pat naudojamas laikmatis, kuris norimą atlikti darbą padeda suskaidyti į vienodus laiko intervalus. Įprastai dirbama po 25 minutes, tarp kurių daromos trumpos pertraukos. Pomodoro technika susideda iš 6 žingsnių:
1. Nuspręsk, kurią užduotį reikia atlikti.
2. Nustatyk pomodoro laikmatį 25 minutėms.
3. Dirbk su užduotimi.
4. Nustok dirbti tik data, kai suskamba laikmatis. Po skambučio popieriaus lape pažymėk varnelę.
5. Kol turi mažiau nei 4 varneles po skambučio (praėjus 25 min.) pasidaryk 3-5 minučių pertraukėles ir vėl pereik prie 2-ojo žingsnio.
6. Po keturių varnelių (4 x 25 min.) pasiimk ilgesnę 15-30 min. pertrauką, po kurios vėl pradėk nuo pirmojo žingsnio ir vėl imkis nuo pradžių skaičiuoti varneles.
SĄVARŽĖLĖS METODAS
Susikoncentruoti į tam tikras užduotis gali padėti labai paprastas „sąvaržėlės metodas“. Tam reikės dėžutės pačių paprasčiausių sąvaržėlių ir dviejų indelių joms dėti. Per savaitę turi paskambinti 100 žmonių ir šiuos skambučius vis atidėlioji savaitės pabaigai? Nusistatyk iššūkį kasdien iš sąrašo paskambinti 20 žmonių. Su kiekvienu skambučiu iš vieno indelio į kitą (jie gali būti skirtingų spalvų) perkelk po vieną sąvaržėlę. Esi išsikėlęs (-usi) tikslą kasdien išgerti 5 stiklines vandens? Su kiekviena išgerta stikline perkelk po vieną sąvaržėlę, kol bus išgertos visos 5 stiklinės. Šis metodas ne tik primena apie užduotį, neleidžia jos atidėlioti, bet ir padeda išvystyti teigiamą įprotį.
SEINFELDO STRATEGIJA
Nori išsiugdyti reikalingą įprotį? Pasinaudok vadinamąja Seinfeldo strategija. Ją rasi ir šio tikslų įgyvendinimo plano pabaigoje. Aktorius, komikas Jerry Seinfeld naudoja šią strategiją kasdieniniam juokelių rašymui. Nori išsiugdyti įprotį kasdien perskaityti tam tikrą skaičių knygos puslapių, atsikelti valanda anksčiau, kiekvieną rytą pabėgioti ar atlikti kitą, kasdienį veiksmą? Kasdien, kai tik atlieki norimą veiksmą, ryškiu tušinuku, žymekliu dieną sieniniame kalendoriuje ar langelį, šio plano gale esančioje lentelėje, pažymėk X ženklu. Tikslas – nenutraukti X grandinės.
EINSENHOWERIO STRATEGIJA
Dwight Eisenhower buvo 34-asis JAV prezidentas, valdęs šalį nuo 1953 m. iki 1961 m. Jis pasižymėjo ypatingu produktyvumu. Užduočių organizavimui jis naudojo į keturias dalis suskirstytą matricą.
1. Skubu ir svarbu (užduotys, kurias reikia atlikti nedelsiant);
2. Svarbu, tačiau ne skubu (užduotys, kurias galima atlikti vėliau);
3. Skubu, bet nesvarbu (užduotys, kurias deleguosi atlikti kitam/ kitiems);
4. Nei skubu, nei svarbu (užduotys, kurias eliminuosi).
Ši matrica tinka ir platesniems tikslams (kaip turėtum praleisti kiekvieną savaitę?), ir smulkesniems dienos tikslams (ką turėtum padaryti šiandien?).
ABCDE METODAS
Tam, kad efektyviau paskirstytum savo laiką užduočių atlikimui, gali naudoti ABCDE metodą. Peržiūrėk savo dienos, savaitės užduočių sąrašą ir prie kiekvieno punkto parašyk po raidę A, B, C, D, E. A raidę rašyk prie užduoties, kuriai teiksi didžiausią prioritetą ir pradėsi nedelsiant. Prieš imdamasis (-si) B užduoties, iki galo pabaik A užduotį. B užduotys yra tokios, kurias turi atlikti. C užduotis galbūt reikėtų atlikti, tačiau, jų neatlikus, nebūtų jokių neigiamų pasekmių. D užduotys yra tokios, kurias gali pavesti atlikti kitiems žmonėms. E tipo užduotis galima išbraukti, nes jos neturės jokios įtakos įgyvendinant tikslus. Svarbiausia susikoncentruoti į A tipo užduotis, kurių efektas Tavo tikslui bus didžiausias. Tokių užduočių gali būti ne viena. Jas gali pažymėti A1, A2 ir t.t.
PARETO PRINCIPAS
Susikoncentruok į svarbiausias šios dienos, savaitės ar mėnesio užduotis. „80/20“ arba kitaip vadinamas Pareto principas teigia, kad 20 proc. mūsų pastangų sukuria 80 proc. rezultato. Taigi iš 80 proc. Tavo veiksmų 20 proc. turės lemiamą reikšmę Tavo tikslui. Susidaryk prioritetų sąrašą ir, taupydamas (-a) laiką, imkis reikšmingiausių veiklų, užduočių, kurios turės didžiausią pridėtinę vertę.
Kai kurias iš šių ir kitas, čia neminėtas produktyvumo ir kovos su atidėliojimo technikas gali rasti aprašytas ir Įgyvendink.lt parengtame tikslų įgyvendinimo plane „Kasdien arčiau savo tikslo“.
Tekstą parengė Tikslų įgyvendinimo bendruomenės Įgyvendink.lt ir tikslų įgyvendinimo plano „Kasdien arčiau savo tikslo“ kūrėja Sonata Dirsytė.